Politique anti-corruption

POLITIQUE ANTI-CORRUPTION
TROTON Sp. z o.o.

NOTRE VISION
TROTON sp.o.o. fonctionne conformément aux normes éthiques les plus élevées

NOS OBLIGATIONS

• Dans le cadre de nos activités quotidiennes, nous opérons conformément aux valeurs et aux normes de la société TROTON
• Nous ne tolérons aucun comportement corrompu impliquant l’abus de postes ou de fonctions afin d’obtenir des avantages financiers ou personnels indus
• Nous développons et vérifions activement la prise de conscience des attitudes éthiques et des menaces de corruption parmi nos employés et sous-traitants
• Les représentants de l’équipe de direction de TROTON sont tenus de créer un environnement de travail basé sur le respect des normes éthiques et le respect des réglementations applicables
• Nous évitons les conflits d’intérêts qui peuvent miner notre intégrité et notre crédibilité
• Nous respectons le règlement intérieur de la société TROTON en matière de dépenses et cadeaux
• Nous identifions et gérons les risques de fraude et de corruption de manière responsable et consciente
• Nous signalons et expliquons les cas de violation des lois et règlements internes liés à la lutte contre la corruption et prenons immédiatement les mesures disciplinaires et correctives appropriées
• Nous respectons les dispositions de la réglementation anti-corruption dans tous les lieux où nous exerçons notre activité.

INTRODUCTION

Le crime de corruption freine le développement économique, viole également le principe de la libre concurrence, augmente le coût de faire des affaires, réduit la sécurité et la qualité des produits et services, augmente le coût de faire des affaires, réduit la sécurité et la qualité des produits et services ce qui peut menacer les intérêts et détruire l’image de chaque entité participant aux transactions commerciales.

La corruption et les abus qui y sont liés entraînent une responsabilité pénale pour les personnes commettant de telles pratiques et des conséquences pour l’entreprise elle-même. L’acceptation d’activités de corruption entrave la gestion d’une entreprise, limite la possibilité de promouvoir des services et des produits, peut empêcher la passation de marchés publics et menace de lourdes sanctions financières.La politique anti-corruption de TROTON reflète les bonnes pratiques internationales en matière de prévention, de détection et de réponse à la corruption, d’identification des menaces technologiques, financières et d’image liées à la corruption, et d’autres comportements corrompus pouvant nuire aux intérêts économiques de TROTON.

Une prévention efficace de la corruption nécessite la mise en œuvre de solutions système basées sur l’analyse des informations disponibles au sein de l’organisation et obtenues auprès de sources externes.
Les solutions anti-corruption protègent contre les activités de corruption définies par la loi et en plus ils combattent la mauvaise gestion, les conflits d’intérêts mal gérés ou la collusion entre entrepreneurs en cas de relation avec la corruption.

La mise en œuvre de la politique anti-corruption TROTON augmente la sécurité des relations avec les entrepreneurs et renforce la communication au sein de l’organisation.

§ 1
Dispositions générales

1. La politique anti-corruption est la base formelle de la mise en œuvre du système anti-corruption dans la société TROTON, qui régit les relations entre les employés, les entités et les personnes représentant la société TROTON, les entrepreneurs, les fournisseurs, les clients et les représentants de l’administration publique.
2. Le Système Anti-corruption est mis en œuvre dans la société TROTON et géré par le Conseil d’Administration, fournissant un ensemble de moyens, formulaires et méthodes de prévention et de détection de la corruption et des fraudes associées.
3. Le système de conduite anti-corruption comprend: un coordinateur du système anti-corruption, les unités organisationnelles gérant les outils d’analyse de rapport ainsi que les Règles de surveillance et la mise en œuvre de la politique anti-corruption visée au § 6 de la présente politique.
4. Exigences de la Politique:

a) prévenir et détecter la corruption en mettant en œuvre des solutions du système;

b) identification des menaces, évaluation des risques et prise de mesures pour protéger les intérêts économiques de la société TROTON;

c) initier des activités de contrôle ou d’audit pour évaluer les événements et déterminer la responsabilité des personnes soupçonnées de corruption, y compris les employés et les représentants de la société TROTON, qui négligent la mise en œuvre et l’application des normes anti-corruption;

d) la mise en œuvre des règles de conduite des employés et des représentants de la société TROTON renforçant la sécurité anti-corruption, y compris la lutte contre la fraude, dont la base peut indiquer la corruption;

e) Cultiver la prise de conscience des personnes qui prennent des décisions commerciales dans le domaine de l’identification et de la lutte contre les comportements corrompus.

§ 2
Définitions

Les termes utilisés dans le Système de conduite anti-corruption signifient:

La corruption est une violation des obligations d’intégrité et de respect de la loi applicable par les agents publics ou des responsables des secteurs public et privé en relation avec les fonctions exercées ou les responsabilités qui leur sont confiées, ainsi que de profiter les bénéfices de telles activités, causées directement ou indirectement du fait de la promesse, d’un avantage financier ou personnel proposé, attendu ou donné, pour soi-même ou pour des tiers. Le terme corruption inclut également la corruption économique, qui peut prendre la forme d’une corruption administrative ou managériale.

Un fonctionnaire est une personne employée dans une administration publique et qui y exerce une fonction permanente au sens donné à ce concept dans l’ordre juridique du pays dans lequel TROTON sp.z o.o. exerce ses activités.

Un employé est une personne employée chez TROTON sp.o.o. sur la base du contrat de travail, quel que soit le temps de travail spécifié dans le contrat de travail.

Le entrepreneur est nécessairement une personne physique ou morale qui bénéficie de la capacité juridique partie à l’accord conclu par TROTON sp.z o.o. ou fournir des services à TROTON sp.z o.o. sur la base du contrat / de la commande ou d’une personne physique ou morale ou d’une entité organisationnelle sans personnalité juridique avec laquelle TROTON sp.z o.o. mène des discussions pour conclure un contrat ou attribuer une commande / demande.

Les représentants sont toutes les entités ou personnes représentant TROTON sp.z o.o. dans les contacts avec les entrepreneurs, les fournisseurs, les clients et les institutions gouvernementales nationales ou locales, ainsi que toutes les entités et personnes qui soutiennent TROTON sp.z o.o. dans l’acquisition de clients ou la vente de produits ou services pour le compte de TROTON sp.z o.o.

Un lanceur d’alerte est une personne dont la communication d’informations sur la possibilité de commettre un délit, la divulgation d’irrégularités ou la violation du règlement intérieur dans le cadre des activités de TROTON sp.z o.o. peut nuire à sa situation professionnelle.

Le coordinateur anti-corruption est une personne de l’unité organisationnelle chargée d’assurer la sécurité chez TROTON sp.z o.o. gérer l’acquisition, l’analyse et l’échange d’informations dans le cadre du système anti-corruption.

Un conflit d’intérêts, aux fins de la présente politique, s’entend comme une situation dans laquelle des employés ou des représentants de TROTON sp.z o.o. impliqué dans la mise en œuvre des processus d’affaires TROTON sp.z o.o. ont – directement ou indirectement – un intérêt financier, économique ou personnel qui peut être considéré comme menaçant leur impartialité et leur indépendance par rapport au processus en cours, ce qui peut conduire à la corruption ou à d’autres irrégularités.

Les processus commerciaux surveillés sont des activités commerciales mises en œuvre dans TROTON sp.z o.o., dans lesquelles il existe une coopération avec les entrepreneurs, les fournisseurs, les clients et les institutions gouvernementales nationales et locales.

§ 3
Assurer le respect des exigences légales et des normes éthiques

1. La politique assume l’obligation pour tous les employés et représentants de la société TROTON de se conformer aux lois anti-corruption introduites dans tous les pays dans lesquels la société TROTON exerce ses activités, y compris:
   a) Convention de l’OCDE – Convention sur la lutte contre la corruption d’agents publics étrangers dans les transactions commerciales internationales
   b) L’UK Bribery Act 2010 (« UKBA ») – la loi britannique relative à la répression et la prévention de la corruption.
   c) Le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) la loi sur les pratiques de corruption à l’étranger
   d)Loi sur la corruption d’agents publics étrangers
2. Indépendamment de l’obligation spécifiée au par. 1 ci-dessus, la Politique impose à tous les employés et représentants de la société TROTON l’obligation de se conformer aux principes d’éthique, d’intégrité et de conformité à la loi applicable dans toutes les activités entreprises, en particulier dans les transactions commerciales avec des personnes physiques, des entrepreneurs, des institutions publiques et des organisations sociales.

§ 4

Il est interdit aux employés et représentants de la société TROTON:

Ventes – Les employés et les représentants ne peuvent pas, dans le cadre de l’exécution d’activités menées au profit de la société TROTON, accepter un avantage ou une promesse financière ou personnelle, ou subordonner la réalisation de cette activité à la réception d’un avantage financier ou personnel.

Paiements de facilitation – Les employés et représentants agissant au nom de TROTON ne devraient pas fournir des avantages financiers ou personnels directement ou indirectement à un agent public, afin d’exécuter ou accélérer des formalités administratives. Les employés et les représentants ne sont pas non plus autorisés à prendre des mesures dont le but est de persuader une personne exerçant une fonction publique de violer la loi ou d’accorder ou de promettre de fournir à cette personne un avantage financier ou personnel en cas de violation de la loi.

Le trafic d’influence actif – Les employés et les représentants ne peuvent pas, en exerçant l’influence et la position dans la société TROTON, en provoquant la la croyance d’une autre personne ou en confirmant leur croyance en l’existence d’une telle influence, entreprendre une médiation pour régler l’affaire en échange d’un avantage pécuniaire ou personnel ou de sa promesse.

Le trafic d’influence passif – Les employés et les représentants ne peuvent pas accorder ou promettre l’octroi d’avantages matériels ou personnels en échange d’une médiation pour régler l’affaire dans un État, une administration locale, une organisation internationale ou nationale ou dans une unité organisationnelle étrangère avec des fonds publics consistant en une influence illégale sur une décision.

§5
Responsabilité du Conseil d’Administration de TROTON sp.z o.o.

1.Le Conseil d’Administration de TROTON sp.z o.o. est obligé de:

a)Mise en œuvre de la politique anti-corruption de TROTON sp.z o.o. et effectuer également des examens et des mises à jour systématiques pour accroître son efficacité

b)Identification permanente des risques de corruption

c)Assurer la transparence dans les contacts avec les entrepreneurs, les fournisseurs, les clients et l’administration publique, d’une manière qui ne viole pas le secret commercial

d)Créer, maintenir et développer des canaux d’information anonymes sur les irrégularités, y compris les comportements de corruption dans TROTON sp.z o.o

e)Assurer la confidentialité du lanceur d’alerte agissant de bonne foi et dans l’intérêt de TROTON sp.z o.o

f)Développer et intégrer de ses propres systèmes anti-corruption au niveau de la base de données et échanger d’informations conformément aux principes mentionnés au §6 de la présente politique

g)Renforcer les structures organisationnelles chargées de lutter contre la corruption et de la détecter en garantissant l’accès à l’information et aux moyens techniques de collecte et d’analyse des informations

h)Attribuer les fonctions de coordinateur anti-corruption chez TROTON sp.z o.o.

i)Assurer une communication interne et externe efficace afin de permettre la familiarisation avec la politique des employés, des représentants de TROTON sp.z o.o., des clients ou des entrepreneurs

j)Offrir une formation dans le domaine de la lutte contre la corruption pour les employés, en particulier dans les postes de direction et à haut risque de corruption

k)Appliquer le principe de documentation de toute activité anti-corruption

§6
Principes de supervision et de mise en œuvre de la politique anti-corruption chez TROTON sp.z o.o.

1. TROTON sp.z o.o. s’engage à développer, mettre en œuvre et exécuter les procédures suivantes:
   a.Règles de surveillance de la sécurité des processus métiers chez TROTON sp.z o.o.
   b.Règles de vérification de la sécurité et de la crédibilité des entrepreneurs de TROTON sp.z o.o.
   c.Règles de signalement anonyme d’irrégularités chez TROTON sp. z o.o.
   d.Déterminer les critères d’offre ou d’acceptation d’un cadeau chez TROTON sp. z o.o.
2. Le coordinateur anti-corruption est responsable de:
   a.Développer, mettre en œuvre, exécuteret mettre à jour chez TROTON sp.z o.o. Règles énumérées au §6 de cette politique
   b.Définir et mettre à jour la liste des processus commerciaux surveillés dans le cadre de cette politique
   c.Développer d’un programme de formation pour les employés et les représentants de TROTON sp.z o.o.
3. Propriétaires de processus métier chez TROTON sp.z o.o. sont responsables de:
   a.Assurer la conformité des processus métiers surveillés dans le cadre du Système Anti-corruption avec la Politique;
   b.Préparer et mettre à jour de la liste des représentants de TROTON sp.z o.o.
   c.Intégrer dans les contrats commerciaux d’une clause anti-corruption.
4. Au cours des périodes semestrielles, le coordinateur anti-corruption rend compte au président du conseil d’administration de l’état de mise en œuvre de la politique anti-corruption chez TROTON sp.z o.o.

§7
Évaluation et amélioration des stratégies de lutte contre la corruption

1. Tous les trois ans, le coordinateur anti-corruption effectue une revue du système pour évaluer l’efficacité et l’efficience du système anti-corruption de TROTON sp.z o.o
2. Les recommandations issues de l’examens du système anti-corruption sont mises en œuvre dans le cadre de l’évaluation de la politique anti-corruption chez TROTON sp.z o.o.

Le Président Directeur Général de TROTON sp. z o.o.
Jan Wołejszo